การ Backup ข้อมูล

การ Backup ข้อมูล ตอนที่ 1

       

        ก่อนอื่นผมต้องให้คำนิยามแบบง่ายๆของคำว่า Backup ในภาษาคอมพิวเตอร์ชาวบ้านอย่างผม การ Backup คือการที่เราได้ Copy ข้อมูลที่สำคัญขึ้นมาอีก 1 ชุด (ตรงนี้ผมใช้คำว่าอีก 1 ชุด) โดยทำการจัดเก็บแยกจากชุดแรก เช่น ข้อมูลชุดแรกอยู่ในคอมพิวเตอร์ ดังนั้นการ Backup ข้อมูลหรือสำรองเอาไว้อีก 1 ชุด เราจะทำการ Copy เอาไว้ด้านนอกเครื่อง

       เมื่อท่านเข้าใจว่าข้อมูลนั้นสำคัญอย่างไร และเข้าใจว่าเราจะต้องสำรองข้อมูล (backup) เก็บแยกออกเอาไว้อย่างน้อย 1 ชุดแล้ว (ในที่นี้ไม่ได้อยู่ในสถานที่เดียวกัน เช่น External Harddisk เป็นต้น) เรามาดูต่อไปว่าเรามีทางเลือกในการ Backup อย่างไรบ้าง

ก่อนที่ผมจะอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับการ Backup ผมขอให้ท่านเข้าใจในข้อเท็จจริงในหลายเรื่อง

1. เราสามารถแบ่ง Harddisk ออกเป็นหลายๆ Partition (ในที่นี้คือ Drive) เช่น Drive C /Drive D/ Drive E เป็นต้น แต่ ไดรฟทุกไดรฟ ยังคงอยู่ใน Harddisk ตัวเดียวกัน (ลูกเดียวกัน)

2. การแบ่ง Harddisk ออกเป็นหลายๆ Partition (ในที่นี้คือ Drive C /Drive D) การสำรองข้อมูลเอาไว้มี่ Drive D ไม่ได้หมายถึงว่าท่านปลอดภัยแล้ว เพราะโดยส่วนมากเวลา Harddisk เสีย จะเสียทั้งลูก ดังนั้น Drive C/Drive D ก็จะเสียหายไปทั้งหมด

3. การ Backup ข้อมูลที่ถูกต้อง จะต้อง Backup เอาไว้ด้านนอก 1 ชุด

4. ในกรณีที่ Harddisk เสียและท่านจำเป็นที่จะต้องกู้ข้อมูลที่เสียออกมา ค่าใช้จ่ายจะสูงมาก โดยทั่วไปเขาจะคิดหลักหมื่น เหตุผลเพราะว่าจะต้องทำการกู้ข้อมูลในห้อง Lab เช่นหัวเข็ม Harddisk หัก หรือจาน Harddisk ไม่หมุน จะต้องทำการซ่อมในห้อง Lab ที่ไม่มีฝุ่น แล้วถึงจะกู้ข้อมูลออกได้ ดังนั้นหากท่านคิดว่าข้อมูลสำคัญท่านควรจะ Backup เอาไว้ด้านนอก 1 ชุด

5. ควรจะแบ่ง Harddisk เราออกมา 1 Partition ในที่นี้คือ Drive D แล้วทำการจัดเก็บข้อมูลที่เราคิดว่าสำคัญเอาไว้ที่ไดรฟตัวนี้ ในการ Backup จะง่ายสำหรับเราที่เราจะเอาทั้งหมดที่อยู่ใน Drive D ไป Backup แทนที่เราจะต้องมาจำว่าข้อมูลอยู่ที่ตำแน่งไหน เวลานำเครื่องไปซ่อมเราก็สามารถบอกเขาได้ว่า ข้อมูลของเราอยู่ที่ Drive D อย่างเดียว ที่อื่นๆเราไม่สนใจ

6. สุดท้ายที่ผมจะฝากในตอนที่ 1 คืออย่างทิ้งภาระให้ร้านค้าในการ Backup ข้อมูลให้ท่าน เพราะโดยทั่วไปหน้าที่ของร้านค้าคือการซ่อมเครื่อง ดังนั้นเขาจะไม่ทราบเรื่องความสำคัญของข้อมูลของท่าน เขาจะไม่ทราบถึง Value หรือมูลค่าของข้อมูลของท่าน การซ่อมมีโอกาสที่จะผิดผลาดและอาจจะทำให้ข้อมูลเสียหายหมด ดังนั้นการ Backup ข้อมูลก่อนนำเครื่องไปซ่อมจะมีความสำคัญมากๆ

การ Backup ข้อมูล ตอนที่ 2

       

       มาดูหลักการสำรองข้อมูล โดยหลักการสำรองข้อมูลมีหลายๆรูปแบบ ผมจะเริ่มจากง่ายไปหายาก โดยตัวแรกผมจะขอ
แนะนำคือเรื่องการทำ Synchronize

Synchronize
คือการทำสำเนาข้อมูลเก็บเอาไว้ 1 ชุด โดยหลักการคือจะให้ชุดสำเนาเหมือนกับชุดต้นฉบับตลอดเวลา หากเรามีการแก้ไขไฟล์ชุดต้นฉบับแล้วเราสั่งให้ Synchronize ใหม่ โปรแกรมจะทำการแก้ไขเปลี่ยนแปลงแล้วทำให้ทั้ง 2 ชุด เหมือนกัน (สำเนาจะเหมือนชุดต้นฉบับ)

ประเภทของการใช้งาน

  • สำหรับท่านที่ต้องการจะเก็บการสำเนาเพียงแค่ชุดเดียว เช่น เพลง ภาพถ่าย หรือไฟล์ข้อมูล ใช้งานส่วนตัว ข้อมูลที่ไม่มาก

  • ไม่เหมาะกับข้อมูลทางด้านการเงิน เช่น ลูกหนี้ หรือข้อมูลที่มีความสำคัญมากๆ เพราะข้อมูลประเภทนั้นจะต้องทำการ
    สำรองเอาไว้หลายๆ ชุด ของหลายๆ วัน

 

การใช้งาน
       หลังจากที่ท่านเข้าใจในเรื่องหลักการแล้ว ตอนนี้เรามาเริ่มลองทำการ Synchronize โดยตัวแรกแและง่ายที่สุดที่เรา
สามารถทำได้ก็คือ

1. การ Copy

โดยการก็อปปี้ข้อมูลสำคัญไปเก็บไว้ใน HandyDrive หรือ UsbDrive ก็เป็นอันจบขั้นตอนแบบง่ายๆ เมื่อมีการ
เปลี่ยนแปลงในส่วนของข้อมูลหลักเราจำเป็นที่จะต้องก็อปปี้ข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงลงไปเก็บเอาไว้ในตัวอุปกรณ์
เองหรือบางที่ถ้าหากเราสำรองข้อมูลในลักษณะโฟลเดอร์เราก็ทำการก็อปปี้ทั้งโฟลเดอร์ใหม่อีกครั้ง
*** ตรงนี้สังเกตุว่าถ้าเรามีการเปลี่ยนแปลงหลายๆโฟลเดอร์ หรือเปลี่ยนแปลงหลายๆไฟล์ บางที่เราก็จะจำไม่ได้ ตรงนี้ผมจะแนะนำให้ลองใช้ตัวที่ 2 ในที่นี้คือ Briefcase

 

2. Briefcase

เป็นโปรแกรมที่จะทำการ Synchronize (ทำสำเนาให้เหมือนต้นฉบับ) โดยทาง Windows มีมาให้เราอยู่แล้ว Briefcase เหมือนกระเป๋าเดินทางเราจะต้องสร้าง Breifcase(กระเป๋า) ขึ้นมา แล้วบอกไปว่าใน Briefcase (กระเป๋า) มีไฟล์หรือโฟลเดอร์อะไรบางที่เราต้องการจะสำรอง เมื่อมีการเปลี่ยนไฟล์ต่างๆที่ต้นฉบับแล้วก็เพียงแต่แจ้ง ให้Briefcase Update …โปรแกรม Windows จะตรวจสอบเองว่ามีไฟล์ตัวไหนบางที่มีการเปลี่ยนแปลงและจะทำการ Update ให้เรา
*** หากท่านมีข้อมูลมากในการ Synchronize การทำงานในครั้งแรกจะช้า แต่หลังจากทำงานในครั้งแรกเสร็จ ขั้นตอนการ Update จะเร็วเพราะจะทำการก็อปปี้เอาเฉพาะไหล์มี่มีการเปลี่ยนแปลงเท่านั้น 

มาดูขั้นตอนการทำงาน
1.สร้าง Breifcase(กระเป๋า) ขึ้นมาในอุปกรณ์ที่เราจะใช้สำรองข้อมูล ในที่นี้ผมจะใช้ HandyDrive ของผมที่เป็น Drive J โดยการคลิกขวาไปบนพื้นที่วางจะมีเมนูขึ้นมาแล้วให้ท่านเลือกไปที่ New แล้วเลือกเมนู Briefcase จะอยู่ท้ายสุด แล้วตั้งชื่อเป็นอะไรก็ได้ ในที่ผมตั้งชื่อเป็น Backup
***ให้สังเกตุว่า Icon จะเป็นรูปกระเป๋า

 

2.เมื่อสร้างเสร็จจะได้โฟลเดอร์ที่ชื่อ backup แล้ว Icon เป็นรูปกระเป๋า

 

3.หลังจากนั้นเราก็ดับเบิล-คลิก เข้าไปในตัวกระเป๋า ในที่นี้ของผมเป็น Backup หลังจากเข้ามาใน Briefcase (กระเป๋า)แล้ว เราจะต้องทำการดึงไฟล์ (ก็อปปี้ไฟล์) หรือโฟลเดอร์ที่เราต้องการสำรองเอามาไว้ในตัว Briefcase นี้ เช่นผมมีไฟล์และข้อมูลที่จะต้องสำรองตามภาพ
*** ขั้นตอนการก็อปปี้และการลบจะเหมือนๆกับการก็อปปี้ไฟล์หรือลบไฟล์ใน Windows 

 

4.เป็นได้ทั้งไฟล์และโฟลเดอร์ ในกรณีที่มีข้อมูลมากเราจำเป็นต้องรอให้เขาก็อปปี้ข้อมูลให้หมดก่อน

 

5.หลังจากทำเสร็จหมดแล้ว ในกรณีที่เรามีการเปลี่ยนแปลงไฟล์หรือโฟลเดอร์ หรือเราต้องการเช็คว่าต้นฉบับและ สำเนายังคงเหมือนกัน ก็ให้เราเข้าไปใน Briefcase ของเราแล้วกดที่ Update All items
*** หากมีการเปลี่ยนแปลง Briefcase ก็จะแจ้งให้เราว่ามีไฟล์อะไรบ้าง แต่เราไม่ต้องสนใจก็ให้กด OK ให้ทำาร Update เลย

 

หลังจากกด Update แล้ว ก็ถือว่าเสร็จขั้นตอนการทำสำเนา ทั้ง 2 ชุดจะเหมือนกันตลอด ในตอนต่อไปผมจะแนะนำการทำ Synchronize ในลักษณะ Online โดยที่ข้อมูลของท่านอยู่บนอินเทอร์เน็ต ท่านไม่จำเป็นที่จะต้องมี HandyDrive (เหมาะสำหรับคนที่มีข้อมูลที่สำคัญไม่มากนัก)

 

: โทร. 053-646889

: โทร. 054-480534

: โทร. 052-020322

 

สาขา แม่สาย

สาขา พะเยา

สาขา เชียงของ

เชียงรายเทคโนคอม : 25 ถนนเรืองนคร ตำบลเวียง อำเภอเมือง จังหวัดเชียงราย 57000 

สำนักงานใหญ่

สาขา ห้าแยกพ่อขุนฯ

สาขา ม.แม่ฟ้าหลวง

 

: โทร. 053-745121-2, 744077

: โทร. 053-740612-17

: โทร. 053-160857

 

สาขา Technocom (เซ็นทรัลพลาซา ชั้น 1 )

สาขา Digital Printing (เซ็นทรัลพลาซา ชั้น 1 )

สาขา Digital Printing (ม.แม่ฟ้าหลวง)

: โทร. 052-020841

: โทร. 052-020842

: โทร. 062-0275151